Messagerie Sécurisée de Santé (MSSanté) : un espace de confiance partagé

MSSanté ne désigne pas une messagerie unique. Elle regroupe différentes solutions proposées par des opérateurs publics ou privés respectant les règles de sécurité et d’interopérabilité définies par l’Agence du numérique en santé.

Les échanges s’appuient notamment sur :

• des domaines de messagerie autorisés à communiquer dans l’espace de confiance ;
• l’Annuaire Santé, qui permet de rechercher et de publier les adresses des professionnels et des structures ;
• une identification des utilisateurs et des organisations ;
• des échanges chiffrés et un hébergement adapté aux données de santé. 

MSSanté permet d’échanger les informations nécessaires à la coordination, à la continuité des soins, à la prévention et au suivi des personnes prises en charge. La messagerie électronique standard et le fax ne doivent pas constituer les canaux habituels de transmission des données personnelles de santé. 

Un établissement peut combiner plusieurs types de boîtes aux lettres — ou BAL — en fonction de son organisation :

• la BAL nominative, rattachée à un professionnel identifié ;
• la BAL organisationnelle, partagée par une équipe, un service ou un secrétariat ;
• la BAL applicative, associée à un logiciel ou à une fonction automatisée d’envoi et de réception. 

La création des boîtes ne suffit pas. L’établissement doit définir qui les consulte, qui traite les messages, comment sont organisés les remplacements et les délégations, et dans quel délai les documents sont intégrés au dossier du patient. Les adresses inutilisées, saturées ou devenues obsolètes doivent être corrigées ou dépubliées afin de maintenir un annuaire fiable. 

La vague 2 du Ségur du numérique fait évoluer la MSSanté d’un outil principalement utilisé pour l’envoi vers une véritable fonction d’échange intégrée au système d’information hospitalier.

La Plateforme d’intermédiation (PFI) doit notamment faciliter :

• La réception des documents sur des BAL applicatives ;
• Leur transmission au DPI selon des flux standardisés ;
• Leur intégration dans le dossier du patient ;
• La gestion du remplacement ou de la suppression d’un document reçu ;
• La traçabilité des traitements réalisés. 

Le projet MSSanté doit donc être mené avec les travaux DPI–PFI : paramétrage des BAL, choix des documents à intégrer, règles de rapprochement avec le patient, circuits de validation, traitement des erreurs et organisation des responsabilités. 

La fermeture progressive du réseau cuivre et la nécessité de mieux sécuriser les échanges imposent d’anticiper la diminution puis l’arrêt des flux de fax. La démarche 0 Fax ne consiste pas à remplacer chaque télécopieur par un simple e-fax : elle vise à revoir les circuits d’échange et à utiliser le canal le plus adapté.

Pour les documents de santé, l’ordre de priorité doit être :

1. l’envoi ou la réception directement depuis le DPI ou le logiciel de spécialité ;
2. l’utilisation de MSSanté lorsque le flux n’est pas intégré au logiciel métier ;
3. la messagerie interne uniquement pour les échanges qui ne contiennent pas de données personnelles de santé. 

Le passage au 0 Fax doit être organisé progressivement afin de ne pas créer de rupture avec les correspondants internes ou externes. 

Constituer l’équipe projet

Le projet doit associer la direction, la DSI, les professionnels médicaux et soignants, les secrétariats, la qualité, le RSSI, le DPO et la communication. Un référent MSSanté doit coordonner les décisions, le déploiement et le traitement des difficultés.

Cartographier les flux existants

L’établissement recense, service par service :

• les lignes et équipements de fax encore actifs ;
• les volumes de fax entrants, sortants et internes ;
• les principaux correspondants ;
• les BAL MSSanté existantes et leur niveau d’utilisation ;
• les envois réalisés depuis le DPI, la PFI ou les logiciels de spécialité ;
• les flux critiques pour lesquels une continuité particulière doit être prévue. 

Cette cartographie permet de déterminer les services à équiper en priorité et les partenaires externes à accompagner.

Définir l’organisation cible

L’établissement choisit les BAL nécessaires, désigne leurs responsables et formalise les règles d’utilisation : habilitations, délégations, surveillance quotidienne, intégration au dossier patient, traitement des erreurs et mode dégradé en cas d’indisponibilité.

Les coordonnées MSSanté doivent être publiées dans l’Annuaire Santé et reprises dans les modèles de courriers, comptes rendus, ordonnances, signatures électroniques et carnets d’adresses.

Tester avec des services pilotes

Une première vague permet de vérifier les équipements, les interfaces avec le DPI et la PFI, les procédures internes et la capacité des partenaires à utiliser MSSanté. Les services pilotes doivent disposer d’équipes mobilisées et de flux suffisamment maîtrisables pour permettre des ajustements rapides.

Généraliser et fermer les lignes de fax

La coupure intervient progressivement, après vérification :

• de l’accès effectif aux BAL ;
• de la bonne publication des adresses ;
• de la formation des équipes ;
• de l’information des correspondants ;
• de l’existence d’une procédure pour les échanges urgents ou les situations dégradées ;
• de la diminution réelle des flux de fax. 

Pendant la transition, les expéditeurs utilisant encore le fax peuvent recevoir une information indiquant la future date de fermeture et l’adresse MSSanté à utiliser. 

Suivre les usages

Après le déploiement, l’établissement doit suivre quelques indicateurs simples :

• nombre de BAL actives et réellement utilisées ;
• messages MSSanté envoyés et reçus ;
• part des documents transmis depuis les logiciels métiers ;
• délais de traitement des BAL organisationnelles ;
• intégration des documents reçus dans le DPI ;
• nombre de lignes de fax encore actives et volumes résiduels ;
• incidents, messages non délivrés et difficultés d’identification des destinataires. 

Ce suivi doit permettre de corriger les organisations, et non uniquement de mesurer l’équipement technique. Le guide national recommande d’inscrire MSSanté dans une démarche structurée de gouvernance, de formation et d’accompagnement au changement. 

L’ARS Grand Est accompagne les établissements dans le développement des usages MSSanté et la préparation de leur démarche 0 Fax. Cet accompagnement vise à aider les structures à établir leur état des lieux, définir leur organisation cible, articuler le projet avec les déploiements DPI–PFI et identifier les difficultés nécessitant une coordination régionale ou nationale.

L’ARS Grand Est peut notamment accompagner les établissements pour :

• structurer la gouvernance et le plan de déploiement ;
• identifier les flux et les services à traiter en priorité ;
• organiser une expérimentation avec des services pilotes ;
• suivre la montée des usages et la diminution des flux de fax ;
• analyser les difficultés rencontrées avec les logiciels ou les opérateurs ;
• mobiliser les interlocuteurs compétents lorsqu’un blocage persiste. 

Le GRADeS Pulsy intervient en soutien technique de l’ARS Grand Est. Il apporte son expertise sur les différents types de BAL, les modalités d’accès et d’utilisation, l’intégration dans les environnements numériques et l’accompagnement des équipes. Pulsy propose également aux acteurs éligibles du Grand Est le service régional MSSanté Pulsy–Medimail ; les établissements restent libres de retenir l’offre MSSanté correspondant à leur organisation et à leurs besoins.