Elle contribue à éviter les doublons, les collisions de dossiers et les échanges de documents concernant la mauvaise personne. Elle constitue également un prérequis au bon fonctionnement de services numériques tels que le DMP dans Mon espace santé. La politique nationale est portée par le ministère chargé de la Santé et la Délégation au numérique en santé ; l’Agence du numérique en santé publie les référentiels et les ressources nécessaires à sa mise en œuvre.
L’INS est composée :
- d’un matricule INS, correspondant au NIR ou, dans certaines situations, au NIA ;
- de cinq traits de référence : nom de naissance, prénoms de naissance, date de naissance, sexe et code du lieu de naissance.
Le matricule INS ne doit pas être confondu avec le numéro utilisé pour la facturation des soins. Pour un enfant, par exemple, la carte Vitale peut utiliser le numéro de l’un des parents, alors que l’enfant dispose de son propre matricule INS.
Une INS peut être utilisée pour référencer et échanger des données de santé uniquement lorsqu’elle est qualifiée. Deux conditions doivent être réunies :
- l’identité de la personne a été validée selon les règles du Référentiel national d’identitovigilance — RNIV — à partir d’un justificatif ou d’un dispositif présentant le niveau de confiance requis ;
- l’INS a été récupérée ou vérifiée dans les bases nationales par l’intermédiaire du téléservice INSi, intégré au logiciel de l’établissement.
L’INS n’est donc pas créée manuellement par l’établissement. Elle provient des bases nationales de référence et doit être rapprochée de la personne effectivement prise en charge. Le cadre en vigueur prévoit également la possibilité de récupérer une identité déjà qualifiée depuis l’application carte Vitale, lorsque cette fonction est disponible dans le logiciel.
L’INS ne remplace pas l’identitovigilance. Elle s’intègre dans une organisation destinée à garantir « les bons soins au bon patient » à chaque étape du parcours : recherche d’un dossier existant, création ou modification d’une identité locale, qualification de l’INS, fusion de doublons et traitement des anomalies.
Le corpus national applicable comprend le Référentiel INS version 2.1, publié en décembre 2024, ainsi que le RNIV. Celui-ci comporte un volet commun et des volets adaptés aux établissements sanitaires, aux structures non hospitalières et aux professionnels libéraux.
Le déploiement de l’INS ne relève pas uniquement du bureau des admissions ou de la DSI. Il doit associer la direction, la cellule d’identitovigilance, les admissions, la DSI, le DIM, la qualité, les secrétariats médicaux et les professionnels qui créent, consultent ou modifient des identités.
L’établissement doit notamment :
- définir les responsabilités et les habilitations ;
- formaliser les procédures de validation et de qualification ;
- préciser les justificatifs acceptés et les conduites à tenir dans les cas complexes ;
- s’assurer que les logiciels et interfaces transportent correctement l’INS et son statut ;
- organiser le traitement des doublons, collisions et discordances ;
- former les professionnels et informer les patients ;
- suivre régulièrement la qualité des identités et le taux de qualification.
L’ANS propose aux établissements une autoévaluation, une check-list, des scénarios de tests, un guide de déploiement et des retours d’expérience.
Réaliser un état des lieux
L’établissement identifie les applications qui créent ou utilisent des identités : gestion administrative du patient, DPI, laboratoire, imagerie, pharmacie, urgences, logiciels de spécialité, PFI et services régionaux.
Il vérifie également les pratiques existantes, les volumes de doublons, les taux de qualification et les difficultés rencontrées lors des appels à INSi.
Sécuriser les prérequis techniques
Les logiciels doivent être compatibles avec le référentiel INS et permettre l’appel au téléservice INSi. L’établissement vérifie avec ses éditeurs le fonctionnement des appels par carte Vitale ou par traits d’identité, la gestion des différents statuts et la diffusion correcte de l’INS dans les interfaces.
L’appel à INSi nécessite un moyen d’identification électronique adapté. Lorsqu’un certificat logiciel est utilisé, l’établissement doit notamment conduire la procédure interne d’auto-homologation prévue par l’ANS.
Harmoniser les pratiques d’accueil
Les agents doivent rechercher une antériorité avant de créer un dossier, recueillir les traits d’identité selon les libellés nationaux et demander le justificatif adapté lorsque les conditions le permettent.
La qualification ne doit pas être automatique en présence d’une discordance entre la personne, son justificatif et les données retournées par INSi. Les situations complexes doivent être orientées vers les personnes chargées de l’identitovigilance.
Tester la propagation de l’INS
Les tests doivent couvrir l’ensemble du parcours de l’identité : création ou reprise du dossier, appel à INSi, qualification, transmission aux logiciels métiers, production des documents, alimentation du DMP et échanges avec les partenaires.
Ils doivent également vérifier qu’une INS non qualifiée n’est pas utilisée comme identifiant de référence dans les documents ou flux informatisés.
Suivre la qualité dans la durée
Le pilotage peut notamment porter sur :
- Le taux d’identités qualifiées ;
- Les échecs ou absences de réponse du téléservice INSi ;
- Les doublons et collisions détectés ;
- Les discordances entre INSi et les justificatifs présentés ;
- Les rejets d’alimentation du DMP liés à l’identité ;
- La bonne propagation de l’INS entre les applications.
L’objectif n’est pas seulement d’augmenter un taux de qualification, mais de garantir que chaque INS qualifiée correspond effectivement à la bonne personne.
L’absence d’INS ne doit jamais empêcher ou retarder la prise en charge d’une personne. Le dossier est alors géré selon les procédures locales d’identitovigilance et l’identité pourra être qualifiée ultérieurement lorsque les conditions seront réunies.
En revanche, une INS non qualifiée ne doit pas être utilisée pour référencer les documents échangés. Certains services, notamment l’alimentation ou la consultation du DMP, ne pourront pas être utilisés tant que l’identité n’est pas qualifiée. D’autres échanges sécurisés, comme un envoi entre professionnels par MSSanté, restent possibles sans transmettre le matricule INS.
Lorsqu’une différence est constatée entre les données retournées par INSi et le justificatif présenté, l’établissement ne doit pas modifier lui-même l’identité nationale. Il applique la conduite à tenir définie par le RNIV et oriente, si nécessaire, l’usager vers la démarche de correction des données d’état civil.
La qualification de l’INS doit être intégrée aux projets DPI–PFI vague 2, à l’alimentation et à la consultation du DMP, aux échanges MSSanté et aux projets d’imagerie RIS–DRIMbox. Sans identité correctement qualifiée et propagée dans le système d’information, les nouveaux services risquent de générer des rejets ou de ne pas pouvoir être utilisés.
L’ARS Grand Est accompagne les établissements dans la mise en œuvre de l’INS et le renforcement de leur organisation d’identitovigilance. Cet accompagnement vise à faciliter la compréhension du cadre national, à intégrer l’INS dans les projets numériques et à repérer les difficultés organisationnelles ou techniques susceptibles de compromettre les usages.
L’ARS Grand Est peut notamment aider les établissements à structurer leur plan d’action, à mobiliser les acteurs internes concernés, à suivre la qualification des identités et à orienter les situations nécessitant une expertise ou une coordination nationale.
Le GRADeS Pulsy intervient en soutien technique et méthodologique de l’ARS Grand Est. La Cellule régionale d’identitovigilance propose des référentiels, des fiches pratiques, des webinaires et un appui au traitement des situations complexes. Pulsy opère également un serveur régional de rapprochement d’identités pour les services régionaux qui y sont raccordés ; ce service complète, sans la remplacer, la responsabilité locale de chaque établissement en matière d’identitovigilance et de qualification.
